Gestion réglementaire des formations

Gestion réglementaire des formations

Assurez le suivi de votre règlement de formation
pour l’ensemble de vos apprenants

Votre organisation doit gérer un règlement de formation ? Vos apprenants doivent compléter un minimum d’heures de formation continue chaque année ? Rendez la gestion de ces obligations simple et transparente avec les fonctions de gestion réglementaire de Lära.

Que votre organisation soit une association professionnelle, un ordre professionnel ou toute autre organisation devant gérer un règlement de formation, vous savez que centraliser l’information en un seul endroit est vital afin de respecter les normes et assurer le suivi de la conformité des apprenants.

C’est pourquoi l’équipe de Lära LMS s’est attardée à vous simplifier la vie non seulement à votre organisation, mais aussi à vos apprenants.

Définissez vos obligations par période réglementaire

Vos administrateurs seront heureux d’utiliser une plateforme permettant de définir votre règlement de formation, les périodes réglementaires et les obligations qui en découlent dans une interface conviviale où il est facile de s’y retrouver.

Les administrateurs bénéficiant des droits suffisants auront le plein contrôle et pourront donc :

  • Créer de nouvelles périodes réglementaires
  • Définir les critères d’application pour des utilisateurs spécifiques basés sur les données de vos utilisateurs
  • Définir les obligations de formation et déterminer à qui elles s’appliquent (nombre d’heures à cumuler dans le cycle, les critères différents à cumuler selon la règle, etc.)
  • Finalement, il sera aussi important de déterminer les statuts afin de gérer votre fin de la période réglementaire.

Définissez vos obligations par période réglementaire

Vos administrateurs seront heureux d’utiliser une plateforme permettant de définir votre règlement de formation, les périodes réglementaires et les obligations qui en découlent dans une interface conviviale où il est facile de s’y retrouver.

Les administrateurs bénéficiant des droits suffisants auront le plein contrôle et pourront donc :

  • Créer de nouvelles périodes réglementaires
  • Définir les critères d’application pour des utilisateurs spécifiques basés sur les données de vos utilisateurs
  • Définir les obligations de formation et déterminer à qui elles s’appliquent (nombre d’heures à cumuler dans le cycle, les critères différents à cumuler selon la règle, etc.)
  • Finalement, il sera aussi important de déterminer les statuts afin de gérer votre fin de la période réglementaire.

Un tableau de bord spécifique pour les apprenants

Pour les apprenants, la gestion réglementaire implique bien entendu des obligations de formation. C’est donc pourquoi nous avons créé un nouveau tableau de bord afin que chaque apprenant soit en mesure de suivre sa progression.

Les apprenants pourront ainsi consulter leur avancement et l’atteinte de leurs obligations grâce à des graphiques simples à comprendre.

Ils pourront aussi accéder au détail de leur dossier de formation afin de :

  • Suivre l’avancement en détail et de générer leur bilan de formation
  • Effectuer des demandes de dispenses de formation
  • Autodéclarer des formations

Laissez vos membres faire leurs autodéclarations de formations

Vos apprenants effectuent parfois des formations à l’externe chez de tierces parties? Vous souhaiteriez qu’ils puissent en faire la déclaration à même votre système de gestion des apprentissages ?

Pas de problème, Lära LMS prend en charge l’autodéclaration des formations et permettra à vos apprenants de faire la déclaration des formations accréditées directement sur la plateforme afin d’encadrer la saisie et d’assurer le suivi approprié.

À cet effet, des formulaires autodéclaratoires sont mis en place afin de baliser les informations nécessaires selon les types de formations et de sujets. Ces formulaires seront bien entendu adaptés à vos réalités par notre équipe lors de la phase d’implantation.

Vos apprenants deviennent autonomes sur l’ajout, la modification et la suppression de leurs expériences déclarées. Ils seront aussi en mesure d’imprimer leur bilan de formation et leurs attestations en mode libre-service.

Des interfaces administratives spécifiques à la gestion des autodéclarations

Comment seront gérées ces autodéclarations par vos administrateurs ? Facilement!

Nous avons en effet créé des interfaces dédiées afin que vous utilisateurs administratifs puissent gérer, approuver, demander des informations supplémentaires et ajouter des notes administratives aux dossiers des apprenants au besoin.

De plus, chaque action est archivée afin de vous assurer une traçabilité de vos actions et de celles de vos membres!

Afin de bien communiquer avec vos apprenants et d’assurer une circulation des informations, des notifications automatisées vous permettront d’encadrer les demandes de renseignement supplémentaires ou les approbations sur les formations déclarées.

Laissez vos membres faire leurs autodéclarations de formations

Vos apprenants effectuent parfois des formations à l’externe chez de tierces parties? Vous souhaiteriez qu’ils puissent en faire la déclaration à même votre système de gestion des apprentissages ?

Pas de problème, Lära LMS prend en charge l’autodéclaration des formations et permettra à vos apprenants de faire la déclaration des formations accréditées directement sur la plateforme afin d’encadrer la saisie et d’assurer le suivi approprié.

À cet effet, des formulaires autodéclaratoires sont mis en place afin de baliser les informations nécessaires selon les types de formations et de sujets. Ces formulaires seront bien entendu adaptés à vos réalités par notre équipe lors de la phase d’implantation.

Vos apprenants deviennent autonomes sur l’ajout, la modification et la suppression de leurs expériences déclarées. Ils seront aussi en mesure d’imprimer leur bilan de formation et leurs attestations en mode libre-service.

Des interfaces administratives spécifiques à la gestion des autodéclarations

Comment seront gérées ces autodéclarations par vos administrateurs ? Facilement!

Nous avons en effet créé des interfaces dédiées afin que vous utilisateurs administratifs puissent gérer, approuver, demander des informations supplémentaires et ajouter des notes administratives aux dossiers des apprenants au besoin.

De plus, chaque action est archivée afin de vous assurer une traçabilité de vos actions et de celles de vos membres!

Afin de bien communiquer avec vos apprenants et d’assurer une circulation des informations, des notifications automatisées vous permettront d’encadrer les demandes de renseignement supplémentaires ou les approbations sur les formations déclarées.

Un apprenant prend du retard ou ne respecte pas les barèmes de formation continue? Gérez les engagements en formation afin qu’il revienne dans le droit chemin.

Dans certains contextes, les organisations se voient dans l’obligation d’imposer des sanctions ou se doivent de convenir d’engagement avec certains apprenants afin de respecter des obligations de formation. Avec Lära LMS c’est simple et c’est exactement ce que les formations en engagement permettent de faire.

L’administrateur ajoutera des formations obligatoires au dossier de l’apprenant, mais les heures passées dans ces formations ne seront pas comptabilisées dans le nombre d’heures du règlement de formation et serviront en quelque sorte de rattrapage pour l’utilisateur.

Ces engagements sont accessibles et consignés dans une section dédiée « Engagements » à cet effet sous la période réglementaire et permettront aux administrateurs d’assurer un suivi sur les dossiers des apprenants.

Des exceptions ? Gérez même les demandes de dispenses de formation.

À l’opposé du spectre, des apprenants souhaitent obtenir des dispenses de formation parce qu’une partie de la formation réglementaire ne s’applique pas à eux ou parce qu’ils ont déjà rempli les critères?

Lära LMS vous permet de gérer ça aussi! En effet, un mécanisme permet aux apprenants de faire des demandes de dispenses à partir de formulaires à cet effet développés spécifiquement pour votre organisation.

Vous pourrez ainsi personnaliser :

  • les motifs de la dispense selon vos critères
  • demander les pièces justificatives nécessaires
  • demander aux apprenants de téléverser les pièces justificatives directement sur la plateforme.

 

Les administrateurs bénéficieront quant à eux d’une interface graphique où ils seront en mesure de consulter l’ensemble des demandes de dispenses et d’entrer en contact avec les apprenants aux besoins avec des communications prédéfinies qui permettent d’assurer une traçabilité aux communications en cas de litige.